Lernen aus dem, was andere falsch machen – bevor es teuer wird.
Ein KI-Agent ist nur so gut wie der Prozess, den er automatisieren soll.
Doch in der Praxis zeigen sich immer wieder dieselben Stolperfallen, wenn Unternehmen ihre Abläufe analysieren wollen – oder glauben, das bereits getan zu haben.
In diesem Beitrag zeigen wir dir die fünf häufigsten Fehler bei der Prozessanalyse – und wie du sie von Anfang an vermeidest.
Fehler 1: „Das machen wir schon immer so.“
Der Klassiker.
Ein Prozess läuft seit Jahren „irgendwie“ – also wird er auch genauso übernommen.
Dabei ist genau das der Moment, um zu hinterfragen:
- Ist das noch sinnvoll?
- Ist das effizient?
- Gibt es heute bessere Möglichkeiten?
Tipp:
Jede Automatisierung ist eine Chance zur Prozessverbesserung. Nutze sie!
Fehler 2: Die Mitarbeitenden werden nicht einbezogen
Die Geschäftsführung beschreibt den Ablauf – aber der sieht in der Realität ganz anders aus.
Denn: Die wahren Prozesse finden oft zwischen den Zeilen statt – angepasst an Tagesgeschäft, Tools und Zwischenlösungen.
Tipp:
Beziehe alle Beteiligten ein. Interviews oder kurze Workshops mit den Mitarbeitenden liefern oft überraschende Erkenntnisse.
Fehler 3: Fokus auf Tools statt Abläufe
„Wir haben ein CRM“ oder „Das läuft über Outlook“ – das sagt noch nichts über den Prozess aus.
Viele Analysen enden in Tool-Listen statt in nachvollziehbaren Abläufen.
Tipp:
Stelle dir immer die Frage:
Was passiert wann, mit wem, in welcher Reihenfolge – und warum?
Die Tools sind nur Mittel zum Zweck.
Fehler 4: Keine Priorisierung
Nicht jeder Prozess ist gleich relevant für die Automatisierung.
Wer versucht, alles auf einmal zu analysieren, verzettelt sich schnell.
Tipp:
Setze Prioritäten:
- Welche Prozesse kosten besonders viel Zeit?
- Wo passieren viele Fehler?
- Was ist für Kundenzufriedenheit entscheidend?
Starte mit einem Bereich, der spürbaren Nutzen bringt.
Fehler 5: Die Analyse endet in der Schublade
Der Prozess wurde analysiert, dokumentiert – und das war’s.
Keine Umsetzung, keine Ableitung konkreter Aufgaben für den KI-Agenten.
Tipp:
Jede Analyse braucht einen direkten Anschluss an die Umsetzung.
Sonst bleibt sie ein schönes PDF – ohne Wirkung.
So machst du es besser: Kurz-Checkliste
Bevor du mit dem Agentenbau beginnst, frag dich:
- Haben wir den Prozess aus Sicht der Mitarbeitenden betrachtet?
- Gibt es ein visuelles Prozessdiagramm?
- Haben wir Ziele & Kennzahlen definiert?
- Wissen wir, welche Schritte sinnvoll automatisierbar sind?
- Ist klar, was der Agent nicht tun soll?
Wenn du alle mit „Ja“ beantworten kannst – super.
Dann bist du auf dem richtigen Weg.
Fazit: Gute Prozessanalyse verhindert schlechte Agenten.
Fehler in der Analyse wirken sich direkt auf das Ergebnis aus:
Der Agent wird ineffektiv, ungenau oder überfordert.
Wer von Anfang an richtig analysiert, spart später doppelt: bei der Umsetzung und bei der Fehlerbehebung.
Keine Rechtsberatung: Die Inhalte dieses Beitrags dienen der allgemeinen Information. Sie ersetzen keine individuelle rechtliche oder betriebswirtschaftliche Beratung.